17.04.2019

Ordnung muss sein Diese Unterlagen sollten Sie unbedingt aufbewahren

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Ordnung kann das Leben durchaus erleichtern: Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren sollten und warum regelmäßiges Abheften vor Stress und Zusatzkosten schützen kann – aber auch, was im Verlustfall zu tun ist, lesen Sie hier.

Foto: iStock/BernardaSv

Ordnung kann das Leben durchaus erleichtern: Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren sollten und warum regelmäßiges Abheften vor Stress und Zusatzkosten schützen kann – aber auch, was im Verlustfall zu tun ist, lesen Sie hier.

Zeugnisse, Rentenunterlagen oder Kontoauszüge gehören ordentlich abgelegt. Denn das Wiederbeschaffen erweist sich oftmals als schwierig und lästig.

Kann das weg? Diese Frage stellen sich viele – nicht nur beim Ausmisten des Kleiderschrankes. Auch auf dem Schreibtisch häufen sich Unterlagen wie Kassenzettel, Rechnungen und andere wichtige Dokumente. Vermeiden Sie also mühsame Behördengänge und schaffen Sie Ordnung, indem Sie wichtige Unterlagen aufbewahren.

Unterlagen aufbewahren: Lebenslange Dokumente

Einige Dokumente begleiten uns ein Leben lang. Dazu gehören das Familienbuch, die Geburtsurkunde und der Taufschein. Der Personalausweis, Reisepass und Führerschein zählen ebenfalls dazu. Auch Röntgenbilder und Arztgutachten müssen unbedingt gut aufbewahrt werden. Denn wer hat schon Lust auf unangenehme Doppeluntersuchungen, die sich gegebenfalls als kostspielig entpuppen könnten?

Zur Sicherheit sollten Sie immer noch eine Kopie der lebenslangen Dokumente mit im Ordner haben, da Sie bei Verlust darauf zurückgreifen können.

Zeugnisse & Co. bis zur Rente aufheben

Es ist wichtig, dass Sie Schul-, Uni- und Arbeitszeugnisse chronologisch wegheften und aufbewahren. So können Sie in jedem Fall einen lückenlosen Lebenslauf bei einem Arbeitergeber nachweisen.

Außerdem sind diese Unterlagen wichtige Belege für die Rentenberechnung. Gleiches gilt auch für Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungs-Nachweise sowie Rentenauskünfte und Nachweise über Arbeitslosengeld.

Ob abgeheftet in einem Ordner oder übereinander gelegt in einer Kiste – jeder hat sein eigenes Aufräum- und Aufbewahrungssystem. Erfahren Sie hier, wer laut Sternzeichen am besten aufräumt.

Verjährungsfrist für Gerichtsurteile beachten

Gerichtsurteile, etwa aus einem Scheidungsprozess, aber auch Mahnbescheide und Kreditunterlagen sollte man 30 Jahre lang aufbewahren. Denn was viele nicht wissen: Erst dann sind sie offiziell verjährt.

Steuerunterlagen zehn Jahre aufbewahren

Für Selbstständige ist das Aufbewahren von Steuerunterlagen schon fast ein Muss. Für Angestellte gilt dies nicht zwingend, allerdings wird allgemein empfohlen, Bescheide vom Finanzamt für zehn Jahre aufzubewahren, da das Finanzamt rückwirkend steuerrelevante Belege zehn Jahre lang einfordern darf. Seien Sie also richtig vorbereitet, sodass im Notfall wichtige Unterlagen griffbereit sind.

Versicherungsverträge und Rechnungen von Wertgegenständen

Es ist wichtig, Unterlagen über Sach- und Lebensversicherungen ebenfalls aufzubewahren, zumindest für den Zeitraum des Vertrages, in dem der Versicherungsschutz besteht. Wichtig hierbei sind vorallem der Versicherungsschein und der Antrag.

Außerdem sollten Sie Quittungen von teuren Anschaffungen (etwa Schmuck, wertvolle Möbel oder teure Elektrogeräte) aufbewahren. Idealerweise mit einem Foto der Rechnung, da Sie diese beispielsweise nach einem Einbruch an Ihre Hausratversicherung schicken können, um eine schnelle Schadensregulierung zu veranlassen.

Unser Ratgeber Recht hält mehr zu Themen wie Steuern und Versicherungen sowie Tipps für Ihren Schutz für Sie bereit, falls Sie sich einmal nicht sicher sein sollten.

Rechnungen zwei bis drei Jahre aufbewahren

Rechnungen von Ärzten, Handwerken und Anwälten sollten Sie mindestens drei Jahre aufbewahren. Erst dann sind die Ansprüche verjährt. Doch wie sieht es mit der Aufbewahrung von Kontoauszügen aus?

Experten raten, Kontoauszüge drei Jahre lang aufzubewahren. Auch wenn Geldinstitute die Kontodaten sogar zehn Jahre lang aufbewahren, verlangen sie für nachträgliche Auszüge hohe Gebühren. Vermeiden Sie dies und heften Sie die Ausdrucke einfach selbst weg. Das erspart Ihnen Zusatzkosten und weitere Umstände mit der jeweiligen Bank.

Kommt es also mit einem Händler zu einem Streit darüber, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht, kann ein Kontoauszug helfen, das Problem zu lösen. Gleiches gilt für Elektrogeräte und ähnliche Gegenstände, die Sie angeschafft haben. Die gesetzliche Gewährleistungsfrist, in der Sie Mängel beim Händler reklamieren können, beträgt drei Jahre. So lange sollten Sie also die Rechnungen und Kontoauszüge aufbewahren.

Was tun, wenn Dokumente verloren gegangen sind?

Idealerweise machen Sie von den wichtigsten Dokumenten Kopien und bewahren sie, getrennt von den Originalen, auf. Sollten doch Unterlagen verloren gegangen sein, können wir Sie beruhigen. Für fast jeden Verlust gibt es Anlaufstellen, bei denen Sie Ihre verlorengegangen Dokumente beantragen können.

So können Sie für Auszüge aus dem Familienstammbuch, Geburts- und Heiratsurkunde zum jeweiligen Standesamt gehen und nachfragen. Zeugniskopien können Sie bei Ihrer Schule oder bei der Schulbehörde anfordern. Nicht alle Universitäten archivieren Hochschulzeugnisse. Aber zumindest eine Bescheinigung über das bestandene Studium erhalten Sie dort.

Einen Führerscheinersatz gibt es beim Verkehrsamt. Das Sozialversicherungsnachweisheft fordern Sie bei der Landesversicherungsanstalt (LVA) oder der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) an.

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